Комисията за защита на личните данни издаване на становище по въпроса за възможността да се използва легитимния интерес по смисъла на чл. 6, пар. 1, б. „е“ от Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент относно защитата на данните, Регламентът) като основание работодателите да изискват свидетелство за съдимост в случаите, когато това изискване не е предвидено или не произтича от закон или друг нормативен акт.
Становището е издадено по повод на писмо от Банка. В писмото се твърди, че много често в практиката работодателите предпочитат да изискват удостоверение за съдебно минало чрез предоставянето на свидетелство за съдимост от кандидатите за работа преди встъпване в трудови правоотношения. Банката твърди, че тази информация е съществен елемент, който следва да бъде преценен от работодателя, за да може да се прецени дали един кандидат за работа е по-подходящ от друг за свободните позиции в организацията му. Същевременно, изискването за удостоверяване на съдебно минало могло да се обоснове и със съображения за сигурност, с оглед възможността в работния колектив да се включи лице, осъдено за престъпления срещу личността, срещу собствеността.
След извършване на правен анализ на законодателната уредба по поставения въпрос Комисията е дала следното становище по поставения въпрос:
„За целите на сключване на трудов договор работодател може да обработва лични данни, съдържащи се в свидетелство за съдимост, единствено на основание чл. 6, пар. 1, б. „в“ от Регламент (ЕС) 2016/679 и съгласно нормативното изискване, съдържащо се в чл. 1, ал. 1, т. 5 от Наредба № 4 за документите, които са необходими за сключване на трудов договор. В тези хипотези се представя свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало.”
Комисията е изложила следните мотиви в подкрепа на становището:
Регламент (ЕС) 2016/679, който се прилага пряко от 25 май 2018 г., наред със Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД), определят правилата за защита на основните права, свободи и интереси на физическите лица във връзка с обработването на личните им данни и по-специално правото на защита на личните данни.
Съгласно чл. 4, т. 1 от Общия регламент, „лични данни“ означава всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни“) пряко или непряко.
Съгласно чл. 6 от Наредба № 8 от 26 февруари 2008 г. за функциите и организацията на дейността на бюрата за съдимост бюлетини за съдимост се съставят за всички осъдени лица на наказания по чл. 37 НК, вкл. и в случаите, когато осъденият е освободен от изтърпяване на наказанието или не е наказан съгласно чл. 64, 158, чл. 182, ал. 3, чл. 183, ал. 3 и чл. 191, ал. 4 НК, или е приложено условно осъждане по чл. 66 НК, като в чл. 7, ал. 1 е посочено съдържанието на бюлетина за съдимост на осъденото лице, а именно: собственото, бащиното и фамилното име; единният граждански номер (ЕГН) или личен номер на чужденец (ЛНЧ); денят, месецът и годината на раждане; месторождението; гражданството; собственото, бащиното и фамилното име на майката и бащата на осъденото лице; извлечение от влязъл в сила съдебен акт по наказателни дела, отразяващо диспозитива на съдебния акт; датата на влизане в сила на съдебния акт.
Както е видно, в свидетелството за съдимост се съдържат голям обем от лични данни на физическите лица, като по отношение законосъобразните условия, при които се допуска обработването им, се прилагат разпоредбите на чл. 6 от Регламента, според които обработването на лични данни е законосъобразно, когато е налице поне едно от изчерпателно изброените и дадени алтернативно условия за допустимост на обработването. Предвид горното, предоставянето на информация, съдържаща лични данни, може да се извършва само при наличие на една от хипотезите, разписани в чл. 6, ал. 1 от Регламента.
В чл. 1, ал. 1, т. 5 от Наредба № 4 за документите, които са необходими за сключване на трудов договор, се съдържа изискването, при сключване на трудов договор да се представя свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало. От това съвсем ясно следва, че правното основание за обработване на лични данни, съдържащи се в свидетелството за съдимост, може да се извършва единствено на основание чл. 6, пар. 1, б. „в“ от Регламента, когато обработването е необходимо за спазване на законово задължение, което се прилага спрямо администратора. В случая такъв се явява работодателят.
Възможността за подобно ограничение на обработване на данни, чрез законодателна мярка в правото на държава членка, е изрично предвидена в чл. 23 от Регламента. В този смисъл, обхватът на задълженията и правата на администратора/обработващия лични данни, са ограничени в съответствие с чл. 23, пар. 2, б. „а“ и „в“, като е въведено ограничение в дадена категория обработване, посредством представяне на свидетелство за съдимост, и е разписан обхвата на това ограничение – само по отношение на администраторите/обработващите, за които не е предвидено изрично законово разрешение за този род обработване на данни.
От това следва, че работодател може да обработва лични данни, съдържащи се в свидетелство за съдимост, единствено на основание чл. 6, пар. 1, б. „в“ от Регламента, но не и на основание легитимен интерес съгласно б. „е“ от същия. Поради това всички аргументи, посочени от представителя на банката, в полза на обработване, основано на легитимния интерес на администратора, не намират превес над формалните изисквания на Общия регламент и националния закон.
Следователно, в случай, че лицето попада в хипотезите на материално отговорно лице, или попада в хипотезите на професии, за които е задължително да представят свидетелство за съдимост, следва да се направи анализ на кои от длъжностите да се назначи материално отговорно лице.